Kvalitetssystem

En sentral del av lederutvikling er å etablere et kvalitetssystem. 

Dette vil vise hvilken kvalitet du har på ditt arbeid, hvor det trengs forbedring og hvilken plan for forbedring du har lagt. Dette er, når du tar det i bruk, et fantasktisk verktøy for å strukturere din hverdag som en del av lederutvikling. 

Dette er et bra verktøy i virksomheter. Men, det som virker for oppgaver i en virksomhet kan virke for dine personlige oppgaver også. Jeg har funnet mye godt stoff fra skolesektoren knyttet til et slikt system. Skolene i Norge er i opplæringsloven pålagt å ha et kvalitetssystem. Her er et godt eksempel. 

Det fins ikke noen mal på dette, så systemet må du bygge opp selv, sett i forhold til de oppgaver du har. 

Kvalitetsbegrepet bygger på tre overordnede perspektiver;

(1) strukturkvalitet, dine ytre forutsetninger, ofte kalt rammefaktorer,

(2) prosesskvalitet, dine indre aktiviteter, selve arbeidsoppgavene dine og

(3) resultatkvalitet, hvilken standard holder arbeidet ditt (resultat for dine kunder).

Dette kan fortelle deg og omverden hvilke resultater ditt arbeid gir, i motsetning til internkontrollsystem som sier noe om hvordan du utfører dine oppgaver. Det er en viktig forskjell. Det anbefales derfor at du innfører begge systemene for deg selv. 

Det er svært nyttig å bruke en tabell. Tabellen bør inneholde:

  • Variabel/system: Område for vurdering
  • Metode/kilde: Hvor kommer data på standard fra
  • Kriterium: Hvor oppgaven er hjemlet og evt kriterier
  • Frekvens: Hvor ofte skal oppgaven vurderes
  • Ansvarlig for gjennomføring: Er det en ide og ha noen til å følge opp oppgaven sammen med deg?
  • Rapportering: Hvor dokumenterer/ rapporterer du resultater

Her er et eksempel på en tabell:

Som du ser er aktivitetene/ oppgvene systematisert som en plan som gjør de lett å følge opp. Jeg anbefaler at systemet revideres en gang pr år for å forsikre seg om at tiltakene er oppdatert.